Eine Veranstaltung organisieren, regelmäßig Menschen besuchen oder bei einem Vereinsprojekt Verantwortung übernehmen: Im Ehrenamt werden unterschiedliche Aufgaben bewältigt. Was dabei gelernt und geleistet wurde, bleibt jedoch häufig nur den unmittelbar Beteiligten bekannt.
Der Österreichische Freiwilligenpass und der dazugehörige Kompetenznachweis sollen diese Erfahrungen sichtbar machen. Sie dokumentieren Tätigkeiten und helfen dabei, erworbene Fähigkeiten verständlich zu beschreiben.
Der Nachweis kann zur persönlichen Orientierung und als ergänzende Bewerbungsunterlage verwendet werden. Er ist allerdings kein Ersatz für einen vorgeschriebenen Berufsabschluss und verleiht keine zusätzlichen beruflichen Berechtigungen. Sein Wert liegt in einer glaubwürdigen Darstellung dessen, was eine Person tatsächlich getan und dabei gelernt hat.
Was der Freiwilligenpass festhält
Das Freiwilligengesetz bezeichnet den Freiwilligenpass als zentrale Bestätigung über freiwillige Tätigkeiten und freiwilliges Engagement in Österreich.
Zum vorgesehenen Instrumentarium gehören neben dem Pass eine Anleitung und Arbeitsblätter zu Tätigkeiten und erworbenen Kompetenzen. Damit lässt sich mehr festhalten als der Name eines Vereins oder die Dauer einer Mitgliedschaft.
Eine bloße Mitgliedschaft beschreibt noch nicht, welche Aufgaben jemand übernommen hat. Für einen aussagekräftigen Nachweis sind deshalb die tatsächliche Funktion und die ausgeübten Tätigkeiten entscheidend.
Das kann beispielsweise die Mitarbeit bei einzelnen Veranstaltungen oder eine längerfristige Aufgabe sein. Der Umfang muss nachvollziehbar angegeben werden. Bei wechselnder Einsatzhäufigkeit ist eine transparente Beschreibung hilfreicher als eine scheinbar genaue Stundenzahl, die sich im Nachhinein nicht mehr belegen lässt.
Tätigkeit und Kompetenz sind unterschiedliche Angaben
Die Beschreibung einer Tätigkeit beantwortet zunächst die Frage: Was wurde gemacht? Eine Kompetenz beschreibt dagegen, welches Wissen oder Können dabei eingesetzt oder weiterentwickelt wurde.
Ein selbst formuliertes Beispiel verdeutlicht den Unterschied: „Bei Veranstaltungen mitgeholfen“ bleibt allgemein. „Anmeldungen bearbeitet, Informationen an Teilnehmende weitergegeben und Änderungen mit dem Organisationsteam abgestimmt“ beschreibt konkrete Aufgaben.
Daraus können sich Anhaltspunkte für organisatorische und kommunikative Fähigkeiten ergeben. Ob diese tatsächlich ausreichend erkennbar waren, sollte gemeinsam mit der verantwortlichen Person der Organisation besprochen werden.
Die Schlussfolgerung darf nicht größer sein als die zugrunde liegende Erfahrung. Wer bei einer Veranstaltung an einer einzelnen Station eingesetzt war, hat deshalb nicht automatisch das gesamte Projekt geleitet.
Gerade die genaue Abgrenzung macht den Nachweis glaubwürdig.
Der Nachweis entsteht im Gespräch mit der Organisation
Im Mittelpunkt der vorgesehenen Erstellung steht der Austausch zwischen der freiwillig tätigen Person und einer verantwortlichen Vertretung der Organisation.
Dafür werden zunächst Tätigkeiten gesammelt und beschrieben. Anschließend wird betrachtet, welche Fähigkeiten darin sichtbar werden und welche davon im Nachweis festgehalten werden sollen.
Die Vorbereitung kann bereits allein beginnen. Die gemeinsame Besprechung ergänzt die eigene Sicht um die Wahrnehmung der Organisation. Sie kann auch helfen, Aufgaben zu erkennen, die im Alltag selbstverständlich erscheinen und deshalb zunächst vergessen werden.
Der Nachweis soll sorgfältig ausgefüllt und von beiden Seiten bestätigt werden. Damit unterscheidet er sich von einer frei formulierten Selbstauskunft im Lebenslauf.
Eine verantwortliche Ansprechperson sollte die Tätigkeit deshalb ausreichend kennen, um die Angaben nachvollziehen zu können.
Konkrete Beschreibungen sind stärker als Schlagwörter
Begriffe wie Teamfähigkeit, Zuverlässigkeit oder Kommunikationsstärke können zutreffen. Ohne Zusammenhang bleiben sie jedoch schwer einzuordnen.
Aussagekräftiger wird eine Kompetenz, wenn sie mit einer beobachtbaren Aufgabe verbunden ist. Ein weiteres selbst formuliertes Beispiel wäre: Eine freiwillige Person hat bei einem Projekt vereinbarte Termine koordiniert, Rückmeldungen gesammelt und offene Punkte an die zuständige Leitung weitergegeben.
Diese Beschreibung zeigt, worauf sich die Einschätzung organisatorischer Fähigkeiten stützt. Sie sagt zugleich etwas über den Verantwortungsumfang aus.
Nicht jede Tätigkeit muss mit möglichst vielen Kompetenzen verknüpft werden. Wenige gut begründete Angaben sind verständlicher als eine lange Liste allgemeiner Stärken.
Auch Entwicklung lässt sich differenziert darstellen. Eine Aufgabe zunächst unter Anleitung und später selbstständig ausgeführt zu haben, kann eine nachvollziehbare Lernerfahrung sein. Dafür braucht es keine überhöhten Bezeichnungen oder unbelegten Leistungsversprechen.
Welche Unterlagen die Erstellung erleichtern
Hilfreich können vorhandene Einsatzübersichten, Projektbeschreibungen und Teilnahmebestätigungen für Fortbildungen sein. Sie unterstützen die Erinnerung an Zeitraum, Aufgaben und Vorbereitung.
Eine solche Sammlung sollte sich auf die eigene Tätigkeit beziehen. Vertrauliche Informationen über betreute Menschen oder interne Vorgänge gehören nicht vorsorglich in persönliche Bewerbungsunterlagen.
Für die Vorbereitung lässt sich beispielsweise notieren, welche Aufgaben regelmäßig anfielen, welche besonderen Situationen bewältigt wurden und bei welchen Fragen Unterstützung nötig war.
Auch diese letzte Frage ist wichtig: Ein aussagekräftiger Nachweis muss nicht den Eindruck vollständiger Selbstständigkeit erzeugen. Die Fähigkeit, Zuständigkeiten zu erkennen und rechtzeitig Rücksprache zu halten, kann Teil einer verantwortungsvoll ausgeübten Aufgabe sein.
Die Unterlagen dienen als Gesprächsgrundlage. Welche Angaben letztlich bestätigt werden, wird mit der Organisation geklärt.
Analoge und digitale Dokumentation sind möglich
Neben den analogen Unterlagen gibt es einen digitalen Freiwilligenpass. Die offizielle Plattform ermöglicht es Freiwilligen und Organisationen, Tätigkeiten und Kompetenzen gemeinsam elektronisch zu dokumentieren.
Die digitale Form ändert nichts am Grundprinzip: Ein Benutzerkonto allein bestätigt noch keine Tätigkeit. Für einen aussagekräftigen Nachweis braucht es weiterhin die Mitwirkung der zuständigen Organisation.
Vor der Nutzung sollte geklärt werden, ob die eigene Einsatzstelle an dem digitalen Verfahren teilnimmt und wer dort die Ausstellung bearbeitet.
Bei mehreren Engagements sind die jeweiligen Aufgaben und Zeiträume getrennt nachvollziehbar zu halten. Eine gemeinsame Übersicht darf nicht den Eindruck erwecken, dass sämtliche Tätigkeiten von derselben Stelle bestätigt wurden.
Ob die Dokumentation digital oder auf Papier erfolgt, ist für ihre inhaltliche Qualität zweitrangig. Entscheidend bleiben klare Angaben und eine verlässliche Bestätigung.
Die Bestätigung frühzeitig ansprechen
Es ist sinnvoll, das Thema bereits während des Engagements oder bei dessen Abschluss anzusprechen. Dann sind Abläufe und Aufgaben bei beiden Seiten noch präsent.
Das Freiwilligengesetz verknüpft die Förderfähigkeit von Freiwilligenorganisationen unter anderem damit, dass sie auf Verlangen binnen sechs Monaten nach Beendigung der Tätigkeit einen Freiwilligenpass ausstellen.
Diese gesetzliche Fördervoraussetzung sollte nicht mit einer pauschalen Aussage verwechselt werden, jede beliebige Organisation müsse unter allen Umständen denselben Nachweis ausstellen.
Ebenso folgt daraus nicht, dass nach sechs Monaten grundsätzlich keinerlei Bestätigung mehr möglich wäre. Für eine spätere Ausstellung sind die vorhandenen Unterlagen und die Möglichkeiten der Organisation zu klären.
Wer den Nachweis für einen bestimmten Bewerbungstermin benötigt, sollte ausreichend Vorlauf einplanen und den gewünschten Zeitpunkt ausdrücklich mitteilen.
Was der Nachweis bei Bewerbungen leisten kann
Der Freiwilligenpass kann Erfahrungen ergänzen, die aus Schulzeugnissen und beruflichen Stationen nicht hervorgehen. Er bietet die Möglichkeit, Verantwortung und Fähigkeiten anhand einer tatsächlich ausgeübten Tätigkeit zu erläutern.
Für eine Bewerbung ist vor allem der Bezug zur angestrebten Aufgabe relevant. Eine dokumentierte Erfahrung mit Terminabstimmung kann beispielsweise bei organisatorischen Tätigkeiten interessant sein. Ob daraus ein Vorteil entsteht, entscheidet jedoch der jeweilige Auswahlprozess.
Ein Nachweis garantiert weder eine Einladung zum Gespräch noch eine Anstellung. Auch eine bestimmte Bewertung durch Arbeitgeber lässt sich nicht allgemein zusichern.
Im Lebenslauf sollten Funktion und Zeitraum sachlich bezeichnet werden. Ehrenamtliche Mitarbeit darf nicht als bezahltes Beschäftigungsverhältnis dargestellt werden. Im Bewerbungsgespräch sollte die Person außerdem erklären können, welche Aufgaben sie selbst übernommen hat.
Der Freiwilligenpass ersetzt keinen Berufsabschluss
Die offizielle Anleitung beschreibt das Verfahren als Dokumentation eines persönlichen Entwicklungsprozesses. Es zielt nicht darauf ab, formale Abschlüsse oder berufliche Berechtigungen zu vergeben.
Diese Grenze ist besonders bei Aufgaben wichtig, die Fachwissen oder geregelte Qualifikationen verlangen. Praktische Erfahrungen können vorhanden und wertvoll sein, ohne eine entsprechende Berufsausbildung zu ersetzen.
Ein Besuchsdienst sollte deshalb nicht allein durch seine Bezeichnung zur professionellen Beratung werden. Ebenso lässt sich aus der Unterstützung eines Projekts keine beliebige Leitungsqualifikation ableiten.
Fortbildungen können gesondert dokumentiert werden. Dabei sollten Anbieter, Inhalt und Umfang korrekt benannt werden. Eine Teilnahmebestätigung für einen kurzen Kurs ist anders einzuordnen als eine umfassende Ausbildung mit Abschlussprüfung.
Die Aussagekraft steigt, wenn solche Unterschiede offen bleiben.
Persönliche Daten bewusst weitergeben
Nach der Datenschutzerklärung dient die digitale Plattform der Ausstellung und Verwaltung der Nachweise. Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage einer Einwilligung.
Die dort veröffentlichten Angaben sehen vor, dass Daten freiwillig tätiger Personen an jene Organisationen weitergegeben werden, die sie zur Ausstellung eines Nachweises kontaktieren. Die Einwilligung kann widerrufen werden; dies hat auch Folgen für die weitere Bearbeitung.
Unabhängig von der Plattform sollten Freiwillige prüfen, welche Unterlagen sie bei Bewerbungen tatsächlich weitergeben möchten. Ein Kompetenznachweis muss keine Namen oder persönlichen Geschichten jener Menschen enthalten, mit denen im Engagement gearbeitet wurde.
Aufgaben lassen sich in der Regel auch ohne solche Einzelheiten verständlich beschreiben. So bleiben die eigene Erfahrung und die Vertraulichkeit gegenüber anderen miteinander vereinbar.
Der Nutzen liegt auch in der eigenen Orientierung
Die Erstellung kann über eine spätere Bewerbung hinaus hilfreich sein. Wer Aufgaben und Lernerfahrungen systematisch betrachtet, erkennt möglicherweise genauer, welche Tätigkeiten liegen und wo weitere Unterstützung oder Fortbildung sinnvoll wäre.
Dabei muss nicht jedes Engagement auf einen beruflichen Nutzen ausgerichtet werden. Der Nachweis dokumentiert Erfahrungen, deren Bedeutung je nach Lebenssituation unterschiedlich sein kann.
Am aussagekräftigsten ist er, wenn konkrete Tätigkeiten, tatsächlich entwickelte Fähigkeiten und der jeweilige Verantwortungsumfang zusammenpassen. So entsteht eine Unterlage, die freiwilliges Engagement verständlich macht, ohne mehr zu behaupten, als es belegen kann.
